開會結束後主管說「把 minutes 寄給大家」，很容易直接聯想成分鐘，但其實 minutes 中文在職場英文裡完全是另一個意思，跟時間沒有關係。這篇整理開會前後常用的英文單字，包含會議紀錄、待辦事項和目標怎麼講，讓你不只聽得懂，開會時也能自然講出來。
Minutes
Minutes 中文意思是「會議紀錄」，不是「分鐘」，這大概是職場英文裡最容易搞混的字之一。開會的時候如果聽到同事說 “I’ll write up the minutes”，意思是要整理會議紀錄，跟時間完全無關。有趣的是，同樣是 minute 這個字，不同情境下意思差很多，像主管問 “Do you have a minute?” 背後的職場英文弦外之音，也常常不是字面上的意思。如果你在找「會議紀錄英文」怎麼說，minutes 就是最正式、最常用的說法，公司內部信件或正式文件也幾乎都用這個字。
另外要注意，minutes 中文用法一定要用複數形式，就算只有一份紀錄，也不能寫成 minute，這點跟很多學過的英文規則不太一樣，算是這個字比較特別的地方。負責做會議紀錄的人，英文可以說 take the minutes 或 write up the minutes，兩種說法職場上都很常聽到。
- take the minutes：做會議紀錄
- write up the minutes：整理會議紀錄
- meeting minutes：會議紀錄（完整說法）
(1) Could you send me the minutes from this morning’s meeting?
你可以把今天早上的會議紀錄寄給我嗎？
(2) The minutes should include all key decisions and action items.
會議紀錄應該包含所有重要決議和待辦事項。
(3)
A: Who’s taking the minutes for today’s meeting?
A: 今天的會議紀錄誰來做？
B: I can do it, no problem.
B: 我來做，沒問題。
(4)
A: Did you finish typing up the minutes from yesterday?
A: 昨天的會議紀錄你打完了嗎？
B: Almost done, I’ll send it by noon.
B: 快好了，中午前會寄給你。
(5) Please review the minutes before we finalize them.
在我們定案之前，麻煩先看過會議紀錄。
(6)
A: I noticed a mistake in the meeting minutes.
A: 我發現會議紀錄裡有個錯誤。
B: Thanks for catching that, I’ll fix it right away.
B: 謝謝你抓出來，我馬上修正。
Schedule
Schedule 中文是「時間表、行程安排」，開會前用來確認彼此有沒有空，是職場英文中天天會用到的字。當名詞用時指行程本身，當動詞用則是「安排」的意思，例如 schedule a meeting 就是安排一場會議，兩種用法在職場信件裡都很常見，可以依情況互換使用。
(7) I need to check my schedule before I confirm the meeting time.
我要先確認行程才能確認會議時間。
(8)
A: Can we push the meeting to 3 p.m.?
A: 我們可以把會議延到下午三點嗎？
B: Let me check my schedule first.
B: 我先看一下行程。
(9) My schedule is pretty packed this week, but Thursday works.
我這禮拜行程滿滿的，不過禮拜四可以。
(10)
A: What does your schedule look like next Monday?
A: 你下禮拜一的行程如何？
B: I’m free after 2 p.m.
B: 兩點後有空。
Deadline
Deadline 是「截止日期」，職場上幾乎每個專案都會遇到，掌握這個字能讓你更精準溝通時間壓力。常見的搭配用法有 meet the deadline（趕上截止日期）、miss the deadline（錯過截止日期），以及 extend the deadline（延長截止日期），這幾個片語在專案溝通中出現的頻率非常高，值得直接記起來。
(11) When is the deadline for this proposal?
這份提案的截止日期是什麼時候？
(12)
A: We’re not going to make the deadline.
A: 我們趕不上截止日期了。
B: Let’s ask for an extension.
B: 那我們申請延期吧。
(13) The deadline got moved up to next Friday.
截止日期提前到下禮拜五了。
(14)
A: Can you finish the report by the deadline?
A: 你可以在截止日期前完成報告嗎？
B: It’ll be tight, but I’ll try.
B: 有點趕，但我盡量。
Action Item
Action item 中文的意思是「待辦事項」，通常是會議結束後分配給某個人負責的具體任務。如果你在找待辦事項英文怎麼說，action item 就是最常用的說法，比單純講 to-do 更正式、更適合職場情境。一個完整的 action item 通常會包含三個要素：負責人、內容、還有截止日期，這樣會議結束後才不會變成講完就忘的空話。記住 action item 中文意思之後，開會做筆記會更有方向。
(15) What are your action items from today’s meeting?
你今天會議的待辦事項有哪些？
(16)
A: Who’s taking the action item of contacting the client?
A: 誰負責聯絡客戶這項待辦事項？
B: I’ll take care of it.
B: 我來處理。
(17) Let’s list out the action items before we wrap up.
我們在結束前把待辦事項列出來吧。
(18)
A: I finished all my action items from last week.
A: 我上禮拜的待辦事項都完成了。
B: Nice, that’s ahead of schedule.
B: 太好了，超前進度。
(19) Make sure each action item has an owner and a due date.
確保每個待辦事項都有負責人和截止日期。
搞不清楚 action item 中文用法的人常常會漏掉截止日期這一項，導致待辦事項一直被拖延，記得每次都把三個要素講清楚。
Follow-up
Follow-up 意思是「後續追蹤」，會議結束後如果事情沒進度，與其直接說 hurry up，用 follow up 會更委婉也更專業，這種催促進度的說法我們也有整理過完整版本。Follow up 也可以當名詞用，寫成 a follow-up（中間加連字號），例如 send a follow-up email 就是寄一封追蹤信，這種用法在職場信件裡幾乎每天都會出現。
(20) I’ll follow up with the design team tomorrow.
我明天會跟設計團隊跟進。
(21)
A: Did you follow up on the invoice issue?
A: 你跟進發票的問題了嗎？
B: Yes, it’s been resolved.
B: 有，已經解決了。
(22) Let’s follow up on this next week if there’s no response.
如果沒有回覆，我們下禮拜再跟進。
(23)
A: Can you follow up with the vendor about the delay?
A: 你可以跟廠商跟進延遲的狀況嗎？
B: Sure, I’ll email them today.
B: 好，我今天會寄信給他們。
Objective
Objective 是「目標」，開會或簡報時常用來說明整體想達成的結果，讓大家聚焦同一個方向。跟 goal 比起來，objective 在職場英文裡通常聽起來更具體、更正式，簡報開場說明 objective 也是很常見的做法，能讓聽眾快速知道這場會議或這份報告要解決什麼問題，也比較不容易讓討論偏離主題。
(24) What’s the objective of today’s meeting?
今天會議的目標是什麼？
(25)
A: Are our objectives for this quarter realistic?
A: 我們這一季的目標實際嗎？
B: I think so, if we prioritize correctly.
B: 我覺得可以，只要優先順序抓對。
(26) The main objective is to finalize the budget by Friday.
主要目標是在禮拜五前把預算定案。
(27)
A: Let’s align on the objective before we start.
A: 開始前我們先確認一下目標。
B: Agreed, that’ll save us time.
B: 同意，這樣可以省時間。
那 Agenda 呢？
除了以上幾個字，開會前常聽到的還有 agenda，中文意思是「議程」。不過 agenda 這個字其實還有另一層更少人知道的意思。
(28)
A: Can you send me the agenda before the meeting?
A: 你可以在會議前把議程寄給我嗎？
B: Sure, I’ll send it this afternoon.
B: 好，我下午寄給你。
(29) Let’s stick to the agenda so we can finish on time.
我們照著議程走，才能準時結束。
開會英文其實沒有想像中難，minutes、action item 這些字只要用過幾次就會記住，下次開會就能聽得更清楚、講得更自然。
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