老闆突然丟來一句「下次開會你來主持」，你嘴上說好，心裡其實超慌，尤其會議上還有外國同事或客戶的時候。用英文參加會議，聽一聽、偶爾附和一下就過關了，但主持人得自己開場、點人發言，有人聊歪了還要負責拉回來。開會英文要會的東西，跟當參加者差很多，好在句型其實不多，這篇照著會議進行的順序，一句一句排給你。
開場先講目的和時間
主持人一開口，最重要的是三件事：歡迎大家、說明這場會要做什麼、講清楚會議會開多久。這三件事講完，大家心裡就有底，後面才不會有人一邊開會一邊偷看手錶。開會英文裡，主持人講的第一段話，通常就決定了整場會議的節奏，所以開場的句子最值得先練熟。
講到會議主持人英文，最常聽到的動詞是 chair 和 facilitate。chair 比較正式，像是 I’ll be chairing this meeting；facilitate 則是引導大家討論的感覺，跨部門討論或小組會議用起來更自然。如果對 agenda 還不熟，它除了「議程」之外，其實還有隱藏的另一層意思，職場上很常碰到。
下面這幾句英文會議開場白，從打招呼到確認議程都有，直接照著說就可以：
(1)
A: Morning, everyone. Thanks for making time. I’ll be facilitating today’s meeting.
A: 大家早安，謝謝各位排出時間。今天的會議由我來主持。
B: Great, looks like everyone’s here. Let’s jump in.
B: 太好了，大家都到了，我們開始吧。
(2)
The goal of this meeting is to decide who’s handling the new product launch.
這場會議的目的，是決定誰負責新產品上市。
(3)
We have 30 minutes, so I’ll try to keep us on schedule.
我們只有三十分鐘，我會盡量控制好時間。
(4)
A: Before we start, does everyone have the agenda?
A: 開始之前，大家都拿到議程了嗎？
B: Oh, I didn’t get the email. Could you resend it?
B: 噢，我沒收到那封信，可以再寄一次嗎？
(5)
Please save your questions until the end of each section.
麻煩大家把問題留到每個段落結束後再問。
(6)
I’ll take notes and send a summary right after the meeting.
我會做會議紀錄，會議結束後馬上寄摘要給大家。
請大家開口的英文
好的會議不是主持人一個人在講，而是每個人都有機會說話。實際的開會英文會話裡，最常遇到兩種狀況：全場安靜到有點尷尬，或是某幾個人一直講不停。這時候主持人就要出手，點名、追問、確認，把發言權分出去。
點名的重點是先說對方的專長，再問問題，這樣對方比較不會覺得被突然抽問。如果對方講得太簡短，也可以用追問的方式，請他多說一點細節，讓討論更完整，同時也讓其他人有時間想一下自己的看法。被點到名的人也不用只會回 I think，用更道地的表達意見說法回應，會議氣氛會順很多。
(7)
A: Jenny, you’ve worked with this client before. What do you think?
A: Jenny，你之前跟這個客戶合作過，你覺得呢？
B: Well, they usually need a few days to approve the design.
B: 嗯，他們通常要花幾天才會核准設計。
(8)
Does anyone have any thoughts on this?
大家對這件事有什麼想法嗎？
(9)
I’d love to hear from those who haven’t spoken yet.
我想聽聽還沒發言的人怎麼想。
(10)
A: Could you say a bit more about that?
A: 可以多說一點嗎？
B: Sure. Sales dropped in March because of the delivery delays.
B: 好啊。三月業績下滑是因為出貨延遲。
(11)
Just to make sure I understand, you’re saying we should push the launch back?
我確認一下，你的意思是我們應該把上市日期往後延嗎？
(12)
Thanks, that’s really helpful. Mark, anything to add?
謝謝，這很有幫助。Mark，你有要補充的嗎？
離題英文，討論歪掉時怎麼拉回來
開會開到一半，有人突然講起週末去哪玩，或是把話題帶到完全不相干的專案，這種事天天都在發生。主持人的工作就是把大家帶回來，但又不能讓發言的人覺得被打臉。
離題英文可以依照情況分成三種語氣：時間真的不夠，就直接叫停；對方講得有道理但不是現在的重點，就先肯定再轉回來；話題重要卻不適合現在聊，就先放到旁邊。三種語氣的差別放在下面這張表，先看一下，再挑一句練熟。
有時候大家不是聊歪，而是被電話或訊息打斷，這時候要接回剛剛講到哪，用這幾種說法就很順。
(13)
A: For the client’s budget, I think we should also talk about their office move.
A: 說到客戶的預算，我覺得我們也該聊聊他們搬辦公室的事。
B: Good point, but let’s stay on topic. We can come back to that after the budget.
B: 這點不錯，但我們先專注在主題上。預算談完再回來聊。
(14)
Let me stop you there. We’re running out of time.
我先打斷一下，我們時間快不夠了。
(15)
Great point. Let’s come back to the agenda.
這點很好，我們回到議程上吧。
(16)
Let’s take that offline. I’ll set up a quick call with you after this.
這個會後再聊吧，我會跟你約個簡短的通話。
(17)
A: Sorry to cut in, but we’re getting a bit off track.
A: 不好意思打斷一下，我們好像有點偏題了。
B: Oh, right. Sorry, I got carried away.
B: 對耶，抱歉，我講太多了。
(18)
Let’s park that for now and get back to the launch date.
這個先放一邊，回到上市日期吧。
有人吵起來或一直講的時候
會議最麻煩的狀況，大概就是兩個人為了一個小細節吵起來，或是某個人一開口就停不下來。這種時候主持人的語氣要溫和，但立場要清楚，重點是讓每個人都覺得自己被聽到。用英文處理衝突比用中文更需要拿捏，因為語氣稍微重一點，聽起來就會像是在指責對方，所以開會英文裡的緩衝詞，像 let’s、I hear、for now 這些小字，其實幫了很大的忙。
接下來這段開會英文會話，示範主持人怎麼把兩個人拉開、把發言時間還給大家。如果雙方真的談不攏，先保留不同意見再往下走，也是很實際的做法，Agree to disagree 就是專門拿來做這件事的說法。
(19)
A: That plan will never work.
A: 那個計畫根本行不通。
B: Hold on, I spent two weeks on it.
B: 等一下，我可是花了兩個禮拜做的。
C: Let’s take a breath. Ken, let Amy finish, and then you can respond.
C: 我們先冷靜一下。Ken，先讓 Amy 講完，你再回應。
(20)
I hear both sides. Let’s hear from Amy first, then Ken.
兩邊的意見我都聽到了，先請 Amy 說，再請 Ken 說。
(21)
Let’s agree to disagree for now and move on.
這件事我們先保留不同看法，繼續往下走吧。
(22)
A: And another thing, about the vendor contract…
A: 還有一件事，關於廠商合約的部分……
B: Thanks, Tom. I want to make sure everyone gets a turn, so let’s hear from someone else. Lisa?
B: 謝謝 Tom。我想讓每個人都有機會發言，我們聽聽別人的看法。Lisa？
(23)
We’re at the halfway point, so let’s move on to the next item.
我們已經過一半的時間了，進入下一個項目吧。
收尾要有結論
很多會議開完，大家離開會議室後還是不知道誰要做什麼。開會英文的收尾常常被忽略，但收得漂亮，別人會覺得你很有條理。主持人在最後幾分鐘，至少要做三件事：整理討論結果、確認負責的人和期限、說明後續怎麼追蹤。
總結會議英文最常見的開頭是 to sum up，但除了它，像 in short、in a nutshell 這些說法語氣上有一些細微差別，可以依照會議的正式程度換著用。會後如果要追蹤進度，語氣禮貌又不失專業的催促說法也很實用。
(24)
A: Let’s wrap up. Can I quickly go over what we decided?
A: 我們來收尾吧，我快速回顧一下今天的決議好嗎？
B: Sure, go ahead.
B: 好，請說。
(25)
To sum up, we’re moving the launch to May 10th, and the design goes to the client on Friday.
簡單說，上市日改到五月十日，設計稿週五交給客戶。
(26)
A: Just to confirm, who’s sending the revised quote?
A: 確認一下，誰要寄修改後的報價單？
B: I’ll take care of it by Wednesday.
B: 我會在週三前處理好。
(27)
Are there any last questions before we end?
結束前還有沒有其他問題？
(28)
Thanks, everyone. I’ll send the notes by end of day.
謝謝大家，我今天下班前會把會議紀錄寄出去。
第一次主持難免緊張，但句型真的就那幾種。挑幾句最常用的多唸幾次，上場時自然就說得出口，祝你下次開會順順利利。
延伸閱讀:表達不同意英文別說 I disagree！10 種高情商職場說法完整解析
如果你喜歡這篇文章的話，可以追蹤我們的 Threads 和 Facebook 唷!