寫職場 email 最尷尬的事是什麼？不是不知道要說什麼，而是每次開頭都打同一句、結尾都寫同一句，自己打到都覺得膩，對方收到可能也看到睡著了。職場 email 的開頭和結尾其實決定了整封信的語感，正式、輕鬆、熱情、有距離——選對了，對方的感受真的不一樣。
“I hope this email finds you well” 到底哪裡不好？
沒有不好——I hope this email finds you well 中文的意思大概是「希望你一切都好」，出發點很暖，禮貌也沒問題。但現在幾乎每封職場 email 都這樣開頭，讀起來感覺就像罐頭訊息，不像是認真在跟對方說話。
什麼時候還是可以用？第一次聯絡陌生人、或是寫很正式的對外 email，這句還是安全牌。
什麼時候換掉比較好？跟常聯絡的同事、長期合作夥伴、或是熟悉的客戶——這時候說一句有所指的話，比空洞的祝福更有溫度。另外，I hope this email finds you well 中文語感偏正式，如果整封信是輕鬆的語氣，這句開頭反而讓人感覺違和。
正式場合的開頭句
跟陌生人、高層主管、重要客戶寫職場 email，開頭最好直接說目的或背景，不要繞太多彎。
(1)
A: I’m writing to follow up on the proposal we submitted last week.
A: 我寫信是要跟進我們上週提交的提案。
這句是最乾淨的開頭，對方一看就知道這封信要說什麼，不用猜。
(2)
A: I’m reaching out regarding the partnership opportunity we discussed at the conference.
A: 我聯絡你是關於我們在研討會上討論的合作機會。
Reaching out 比 contacting 更自然，說明來意又不會太正式。
(3)
A: Thank you for your time on Tuesday — I wanted to follow up on a few points we discussed.
A: 謝謝你週二的時間——我想針對我們討論的幾個點跟進一下。
開頭先謝對方，再說目的，語感有禮又不囉嗦。
(4)
A: With reference to your email dated March 15, I’d like to address the concerns you raised.
A: 關於你 3 月 15 日的 email，我想回應你提出的幾個問題。
這句很正式，適合書面性強的場合，比如合約、投訴、法律相關的 email。
“I hope this email finds you well” 替代句
這類開頭的目的是暖場，讓 email 不要一開始就直接進入正題。把空洞的祝福換成有所指的話，讀起來更真實。
(5)
A: Hope you’re having a good week!
A: 希望你這週過得不錯！
最簡單的替代句，語氣輕鬆，比原句短很多，讀起來更像在跟真人說話。
(6)
A: Hope you had a great weekend — wanted to touch base on the project timeline.
A: 希望你週末過得不錯——我想聊一下專案時程。
週一或週二發 email 用這句特別自然，而且直接帶出目的，不拖泥帶水。
(7)
A: Hope the launch went well! I saw the announcement and wanted to reach out.
A: 希望上線順利！我看到公告了，想聯絡你一下。
這種有所指的祝福，讓對方知道你有在關注，比隨口說「希望你一切好」有溫度多了。
(8)
A: It’s been a while — hope things are going well on your end. I’m reaching out about…
A: 好一陣子沒聯絡了——希望你那邊一切都好。我聯絡你是關於……
久沒聯絡的對象用這句，承認時間過了，又自然過渡到正題。
輕鬆場合的開頭句
跟熟悉的同事或長期合作的對象寫職場 email，太正式反而奇怪。這類開頭直接、有效率，對方也更容易快速理解你要什麼。
(9)
A: Quick question for you — do you have the updated numbers for Q2?
A: 快速問一下——你有 Q2 的最新數字嗎？
Quick question 是萬用開頭，對方一看就知道這封信不長、要快速回答。
(10)
A: Heads up — the client meeting has been moved to Thursday afternoon.
A: 提前告知——客戶會議改到週四下午了。
Heads up 就是「提前通知你一下」，這種事先告知型的 email 用這句最對味，比「I am writing to inform you that…」自然十倍。
(11)
A: Just wanted to loop you in on the discussion we had this morning.
A: 只是想讓你知道我們今早的討論。
Loop someone in 是「把某人拉進這個話題/對話」的意思，在職場 email 裡超常見。
(12)
A: Circling back on my email from last Thursday — just checking if you had a chance to look it over.
A: 跟進我上週四寄給你的 email——只是確認你有沒有機會看一下。
如果對方還沒回，用 circling back 比直接說「你為什麼沒回」更有禮貌。
正式場合的結尾句
職場 email 的結尾決定你希望對方做什麼，或者留下什麼印象。正式結尾要禮貌、清楚，讓對方知道下一步是什麼。
先說說 regards 三種寫法的差異，很多人搞不清楚：
Best regards — 最通用，正式但不冷漠，對外 email 首選
Kind regards — 語氣比 best regards 稍微暖一點，跟對方有一定往來後適合用
Warm regards — 最有溫度，感覺像朋友，用在比較熟悉的往來對象
(13)
A: Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you.
A: 感謝你的時間和考量，期待你的回覆。
最標準的正式結尾，兩句話搞定，清楚表達你在等對方回覆。
(14)
A: Please don’t hesitate to reach out if you have any questions. I’m happy to hop on a call if that’s easier.
A: 有任何問題請隨時聯絡我，如果方便的話也可以打個電話。
這句結尾主動提供幫助，讓對方覺得你有在認真跟進，不是發完 email 就算了。
(15)
A: I appreciate your prompt attention to this matter. Looking forward to your response.
A: 感謝你及時處理這件事，期待你的回覆。
語氣稍微有點催，但很禮貌。適合有時效性的事情，例如合約審閱、報告提交。
輕鬆場合的結尾句
跟熟悉的同事或合作對象，結尾不用搞得那麼正式，自然就好。
(16)
A: Let me know if you have any questions — happy to help!
A: 有問題的話告訴我，很樂意幫忙！
最常用的輕鬆結尾，簡短、友善，幾乎任何 email 都適用。
(17)
A: Let me know what you think when you get a chance.
A: 有空的時候讓我知道你的想法。
這句特別好，有在等對方的意見，但不給壓力，語氣輕鬆。
(18)
A: Talk soon!
A: 待會聊！
跟很熟的同事或朋友等級的合作對象，短短兩個字，比任何正式結尾都真實。
開頭決定對方要不要認真看這封信，結尾決定對方記住什麼感受。花兩秒鐘換一個更有所指的開頭，或選一個語氣對的結尾，整封職場 email 的質感就不一樣了。
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